Przejdź do treści
Menu

Informacja prawna

Polityka prywatności

Wersja 2026-09-04

Status dokumentu: Zgodność z RODO oraz Prawem Komunikacji Elektronicznej (PKE) z dnia 12 lipca 2024 r. (obowiązującym od 10 listopada 2024 r.) Data ostatniej aktualizacji: 4 września 2026 r. Dedykowany dla: Sektora regulowanego (usługi medyczne i transport medyczny) Wersja: 1.0 (PRO)

  1. Wstęp i postanowienia ogólne
  2. Tożsamość administratora
  3. Ramy prawne i najważniejsze akty prawne
  4. Szczegółowe procesy przetwarzania danych osobowych
  1. Odbiorcy danych i umowy powierzenia
  2. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
  3. Prawa osób, których dane dotyczą
  4. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
  5. Pliki cookies, technologie śledzące i zgody kanałowe
  6. Procedura rozliczalności i weryfikacji zgód

Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego https://medwayset.eu (dalej jako: „Serwis”), w tym osób zgłaszających się za pośrednictwem formularzy kontaktowych dostępnych w tej domenie.

Dbając o najwyższe standardy poufności, zgodności prawnej i bezpieczeństwa danych, w szczególności z uwagi na regulowany charakter działalności medyczno-transportowej, niniejszy dokument realizuje obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 i art. 14 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) oraz przepisów krajowych dotyczących komunikacji elektronicznej.

Każdy użytkownik Serwisu jest proszony o zapoznanie się z postanowieniami niniejszego dokumentu przed podaniem jakichkolwiek danych osobowych.

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach Serwisu jest Allenort Medway sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Wiejska 11/15, 00-480 Warszawa (dalej jako: „Administrator” lub „Allenort Medway”).

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw przysługujących na mocy RODO mogą Państwo skontaktować się za pomocą:

  • poczty elektronicznej wysyłając wiadomość na adres e-mail: medway@allenort.com.
  • Adres korespondencyjny: Allenort Medway sp. z o.o., ul. Wiejska 11/15, 00-480 Warszawa.

Przetwarzanie danych osobowych w Serwisie odbywa się w ścisłej zgodzie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, ze szczególnym uwzględnieniem następujących aktów prawnych:

  1. RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
  2. PKE (Prawo Komunikacji Elektronicznej): Ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024 poz. 1221), ze szczególnym uwzględnieniem art. 398 i art. 400 regulujących zgodę na marketing bezpośredni i używanie automatycznych systemów wywołujących (przepisy obowiązujące od 10 listopada 2024 r.).
  3. Kodeks Pracy: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2024 r. poz. 1000 z późn. zm.), w szczególności art. 22¹ i nast. regulujące zasady pozyskiwania danych w procesie rekrutacji pracowniczej.
  4. Ustawa o prawach pacjenta: Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz.U. z 2024 r. poz. 581 z późn. zm.), regulująca zasady retencji dokumentacji medycznej.
  5. Ustawa o działalności leczniczej: Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz.U. z 2024 r. poz. 799).

Poniżej przedstawiamy szczegółowe opisy procesów przetwarzania danych osobowych dla poszczególnych grup użytkowników, powiązanych z formularzami kontaktowymi w Serwisie.

  1. Wycena i przygotowanie oferty transportu medycznego: Podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy o świadczenie usług transportowych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  2. Organizacja i realizacja usługi transportu medycznego: Wykonanie umowy o świadczenie usług medycznych lub transportu medycznego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  3. Przetwarzanie szczególnych kategorii danych (danych o stanie zdrowiu, diagnozie, parametrach życiowych pacjenta): Przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej, medycyny pracy, oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej, na podstawie przepisów prawa krajowego (art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z ustawą o działalności leczniczej oraz ustawą o prawach pacjenta i RPP).
  4. Rozliczenia finansowe, podatkowe i księgowe: Realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze na mocy przepisów ordynacji podatkowej oraz ustawy o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  5. Obrona i dochodzenie ewentualnych roszczeń: Prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zabezpieczeniu praw i obronie przed zarzutami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  • Dane przetwarzane w toku planowania i wyceny, jeśli nie dojdzie do zawarcia umowy: maksymalnie 12 miesięcy od zakończenia korespondencji w celu zabezpieczenia ewentualnych pytań powrotnych lub do momentu wcześniejszego zgłoszenia sprzeciwu.
  • Dane zawarte w dokumentacji medycznej powstałej w związku z realizacją transportu: zgodnie z art. 29 ustawy o prawach pacjenta i RPP, dokumentacja medyczna jest przechowywana co do zasady przez okres 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu (z wyjątkami określonymi w ustawie, np. 30 lat dla zgonu pacjenta wskutek uszkodzenia ciała).
  • Dane podatkowo-księgowe: 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z usługą.

Podanie podstawowych danych kontaktowych (imię, nazwisko, e-mail, telefon) jest dobrowolne, ale niezbędne do obsługi zapytania i kontaktu. Podanie danych dotyczących stanu zdrowia pacjenta na etapie uszczegóławiania transportu jest bezwzględnym warunkiem jego organizacji (wynika z bezpieczeństwa medycznego pacjenta); brak ich podania uniemożliwi realizację usługi.

W Allenort Medway wdrożyliśmy kategoryczne rozgraniczenie procesów rekrutacyjnych ze względu na wybraną formę współpracy.

  • Zakres danych ustawowych: Imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe (telefon, e-mail), wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia (zgodnie z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy).
  • Podstawa prawna: Obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  • Dane dodatkowe przekazane dobrowolnie przez kandydata (np. wizerunek/zdjęcie w CV, zainteresowania): Zgoda kandydata wyrażona poprzez wyraźne działanie potwierdzające, tj. przesłanie tych danych w dokumentach aplikacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 22¹a § 1 Kodeksu pracy).
  • Dane wrażliwe (np. stopień niepełnosprawności do celów PFRON): Wyraźna, jednoznaczna zgoda kandydata (art. 9 ust. 2 lit. a RODO w zw. z art. 22¹b § 1 Kodeksu pracy), pozyskana wyłącznie z inicjatywy kandydata.
  • Zakres danych: Dane identyfikacyjne podmiotu gospodarczego (NIP, REGON), kwalifikacje zawodowe, uprawnienia do wykonywania zawodu medycznego, region operacyjny, dyspozycyjność, dane kontaktowe.
  • Podstawa prawna:
  • Dążenie do zawarcia umowy o współpracę cywilnoprawną/B2B na żądanie kandydata (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  • Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na doborze wykwalifikowanych kadr medycznych do sieci transportu, weryfikacji uprawnień zawodowych w publicznych rejestrach (NIL, PIP) oraz prowadzeniu bieżącej komunikacji rekrutacyjnej.
  • Dane wrażliwe (art. 9 RODO): Wyraźna zgoda na przetwarzanie szczególnych kategorii danych (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), jeśli kandydat dobrowolnie zamieścił je w CV.
  • Podstawa prawna: Dobrowolna, odrębna zgoda kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
  • Bieżąca rekrutacja: dane są przechowywane do czasu zakończenia procesu rekrutacji i podpisania umowy z wybranym kandydatem, a dokumenty pozostałych osób są niezwłocznie i trwale niszczone.
  • Archiwizacja na potrzeby obrony przed roszczeniami zarzutu dyskryminacji: do 9 miesięcy od zakończenia procesu (na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w ograniczonym zakresie).
  • Zgoda na przyszłe rekrutacje i stałą bazę: dane są przetwarzane przez okres 24 miesięcy lub do czasu wcześniejszego wycofania zgody przez kandydata.
  1. Ocena kwalifikacji floty i personelu podwykonawcy: Podjęcie działań na żądanie zgłaszającego się podmiotu przed zawarciem umowy o współpracę partnerską (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  2. Budowanie i koordynacja globalnej sieci przewoźników: Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na weryfikacji standardów sanitarnych i technicznych karetek, optymalizacji logistycznej zleceń transportowych oraz ich koordynacji operacyjnej.
  3. Wypłata wynagrodzeń i rozliczenia finansowo-podatkowe: Realizacja obowiązków ustawowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  • W przypadku braku podjęcia współpracy: przez okres prowadzenia rozmów handlowych i maksymalnie 12 miesięcy po ich zakończeniu (w celach koordynacyjnych i dowodowych).
  • W przypadku nawiązania współpracy partnerskiej: przez cały czas obowiązywania umowy ramowej oraz przez okres 6 lat od jej zakończenia (zgodnie z okresem przedawnienia roszczeń cywilnych i podatkowych na gruncie prawa polskiego).
  1. Obsługa zapytań o współpracę operacyjną i pilotaże: Podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy na żądanie placówki/ubezpieczyciela (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  2. Prowadzenie bieżących kontaktów biznesowych i koordynacji transportów: Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na koordynacji działań z podmiotami zlecającymi (assistance, ubezpieczyciele), weryfikacji upoważnień osób kontaktowych reprezentujących placówki medyczne oraz budowaniu trwałych relacji B2B.
  • Zapytania jednorazowe/ofertowe: przez okres prowadzenia korespondencji oraz 12 miesięcy po jej zakończeniu.
  • Współpraca stała: okres trwania umowy o współpracę oraz 6 lat po jej rozwiązaniu (do celów podatkowych i obrony przed roszczeniami).
  • W warstwie danych osobowych: prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na promowaniu własnej sieci usług transportu medycznego (art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zw. z motywem 47 RODO).
  • W warstwie kanału komunikacyjnego (wymóg kluczowy): dobrowolna, konkretna i jednoznaczna zgoda użytkownika na wykorzystanie e-maila lub telefonu do celów marketingowych (art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej).

Dane marketingowe przetwarzane są do momentu wycofania zgody przez użytkownika lub wniesienia przez niego sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego. Po wycofaniu zgody dane są natychmiast usuwane z aktywnych baz marketingowych, a ich przetwarzanie zostaje trwale zablokowane.

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym kategoriom odbiorców, gdy jest to niezbędne do realizacji celów określonych w punkcie 4:

  1. Personel medyczny realizujący transport: Lekarze, ratownicy medyczni i pielęgniarki bezpośrednio wyznaczeni do realizacji transportu.
  2. Podwykonawcy transportowi: Autoryzowane firmy transportu sanitarnego i drogowego wchodzące w skład sieci partnerskiej Allenort Medway.
  3. Podmioty powiązane kapitałowo: Spółki z Grupy Allenort (w celach koordynacji operacyjnej oraz – o ile wyrazili Państwo na to odrębną zgodę – marketingowych).
  4. Dostawcy usług technologicznych i IT: Podmioty dostarczające i serwisujące systemy IT, systemy rekrutacyjne, serwery hostingowe, systemy e-mailingu i marketing automation.
  5. Biura rachunkowe i doradcy prawni: Podmioty obsługujące procesy księgowe, podatkowe oraz prawne Administratora.
  6. Organy publiczne: Podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa (np. NFZ, Sanepid, Policja, Prokuratura, sądy) w zakresie i celach wynikających z obowiązujących ustaw.

Gwarancja Bezpieczeństwa (DPA): Każde powierzenie danych podmiotom przetwarzającym (procesorom, np. dostawcom IT, agencjom HR) odbywa się na podstawie pisemnej umowy powierzenia przetwarzania danych sporządzonej zgodnie z art. 28 RODO. Umowy te nakładają na odbiorców rygorystyczne wymagania w zakresie wdrożenia adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych, kontroli subpowierzenia oraz natychmiastowego raportowania o naruszeniach.

Co do zasady Administrator przechowuje i przetwarza dane osobowe na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

W związku z korzystaniem z globalnych narzędzi informatycznych (np. systemy poczty elektronicznej, systemy analityczne Google Analytics), dane osobowe mogą być transferowane do państw trzecich (np. USA). Przekazywanie danych odbywa się wyłącznie z zachowaniem wysokich standardów bezpieczeństwa wymaganych przez Rozdział V RODO:

  • Na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych (np. EU-US Data Privacy Framework dla certyfikowanych podmiotów z USA).
  • Na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (Standard Contractual Clauses - SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, po uprzednim przeprowadzeniu analizy ryzyka transferu (TIA) oraz przy wdrożeniu dodatkowych środków technicznych (np. szyfrowanie, pseudonimizacja).

Kopię zastosowanych zabezpieczeń transferowych mogą Państwo uzyskać, kontaktując się pod adresem medway@allenort.com.

Zgodnie z przepisami RODO, każdemu użytkownikowi Serwisu przysługują następujące prawa:

  1. Prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO): W tym prawo do uzyskania bezpłatnej kopii danych osobowych, a w odniesieniu do klientów indywidualnych – prawo do uzyskania pełnej kopii zgromadzonej dokumentacji medycznej.
  2. Prawo do sprostowania (poprawiania) danych (art. 16 RODO): Jeśli dane są nieprawidłowe lub niekompletne.
  3. Prawo do usunięcia danych („bycia zapomnianym”) (art. 17 RODO):
  • Ważne zastrzeżenie medyczne: Prawo do usunięcia danych nie przysługuje w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w dokumentacji medycznej przez ustawowy okres jej przechowywania (20 lat). Wynika to z art. 17 ust. 3 lit. b i b RODO (wyłączenie ze względu na cele zdrowotne oraz obowiązek prawny administratora).
  1. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO): W przypadkach określonych w przepisach ochrony danych.
  2. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO): Gdy dane są przetwarzane na podstawie umowy lub zgody w sposób zautomatyzowany.
  3. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO): Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W przypadku wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego, Administrator ma obowiązek natychmiast zaprzestać takich działań.
  4. Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO): Wycofanie zgody może nastąpić w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
  5. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO): Do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl), jeśli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza przepisy prawa.

Wszelkie żądania można zgłaszać bezpośrednio do drogą mailową na adres: medway@allenort.com. Żądania rozpatrujemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin ten może ulec wydłużeniu o kolejne dwa miesiące, o czym zostaną Państwo uprzednio poinformowani.

Administrator nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.

Ewentualne profilowanie o charakterze analityczno-statystycznym na stronie internetowej (np. poprzez narzędzia Google Analytics) służy wyłącznie optymalizacji działania Serwisu, personalizacji komunikatów i nie prowadzi do automatycznego odrzucania zgłoszeń rekrutacyjnych, transportowych czy ofertowych bez udziału człowieka.

Nasz Serwis wykorzystuje pliki cookies (małe pliki tekstowe zapisywane na Państwa urządzeniu końcowym) w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, prowadzenia statystyk oraz optymalizacji działań reklamowych.

Zgodnie z wymaganiami PKE i RODO, stosujemy podział plików cookies na następujące kategorie:

  1. Pliki ściśle niezbędne (funkcjonalne): Aktywne zawsze, niezbędne do prawidłowego wyświetlania Serwisu, bezpiecznego przesyłania formularzy oraz zapamiętania Państwa decyzji dotyczących prywatności. Nie wymagają uprzedniej zgody użytkownika.
  2. Pliki statystyczne i analityczne: Pozwalają mierzyć ruch w Serwisie i oceniać jego wydajność (np. Google Analytics). Zapisywane wyłącznie po wyrażeniu przez Państwa zgody w oknie Cookie Bannera.
  3. Pliki marketingowe: Służą do śledzenia aktywności użytkowników na różnych stronach i dopasowywania reklam w sieciach wyszukiwania i mediach społecznościowych. Zapisywane wyłącznie po uzyskaniu wyraźnej zgody.

Zarządzanie plikami cookies oraz wycofanie zgód jest możliwe w każdym czasie za pośrednictwem dedykowanego przycisku „Zarządzaj zgodą cookies” dostępnego w stopce Serwisu oraz poprzez zmianę ustawień przeglądarki internetowej.

Szczegółowe informacje o rodzajach plików cookies, ich dostawcach oraz okresie przechowywania na Twoim urządzeniu znajdziesz w naszej dedykowanej Polityce Cookies.

Realizując zasadę rozliczalności wynikającą z art. 5 ust. 2 RODO oraz wymagania PKE w zakresie dokumentowania zgód marketingowych, Allenort Medway wdrożył zautomatyzowany Rejestr Zgód.

Każde kliknięcie checkboxa zgody lub akceptacji na stronie Serwisu jest logowane w bazie danych z zachowaniem następujących nieedytowalnych parametrów:

  • Unikalny ID zgody (np. CONS-2026-XXXXX)
  • Identyfikator użytkownika (ID sesji lub przypisany adres e-mail)
  • Dokładny znacznik czasu (data i godzina wyrażenia zgody zarejestrowana w czasie UTC)
  • Źródłowy adres IP (zanonimizowany zgodnie z wymogami bezpieczeństwa)
  • Pełna treść wyświetlonej klauzuli oraz jej unikalna wersja (np. TPL-carrier-v1.0)
  • Status zgody (Aktywna / Wycofana wraz z datą wycofania)

Dane te są przechowywane przez okres 6 lat od momentu wycofania zgody lub wygaśnięcia celu przetwarzania w celach dowodowych na wypadek kontroli Prezesa UODO lub Prezesa UKE.

Pliki cookie w tym serwisie

Używamy plików niezbędnych, żeby serwis działał. Za Twoją zgodą używamy też plików analitycznych, żeby wiedzieć, jak z niego korzystasz. Decyzję możesz zmienić w każdej chwili.

Polityka cookies

Ustawienia cookies
Kategorie plików cookie

Cookies niezbędne Zawsze aktywne Sesja, bezpieczeństwo (CSRF) i wybrany motyw. Bez nich serwis nie zadziała, dlatego nie pytamy o zgodę na nie.